Comment favoriser la coopération virtuelle

Alain Samson Communication leadership pandémie Travail d'équipe

Loin des yeux, loin du coeur. Se pourrait-il que ce dicton s'applique également dans les équipes qui travaillent à distance et qui ne se voient plus en personne sur une base régulière ? Se pourrait-il que la confiance s'effrite quand on ne sent plus la présence des autres ? Tentons de le découvrir. Pour ce faire, nous nous baserons sur les travaux de recherche de Linda Peters et de Charles Manz.

I– LE DÉSIR DE COLLABORER

Mais d'abord, qu'est-ce qui crée le désir de coopération ? Selon Schrage, le désir de collaborer est stimulé par un désir ou un besoin de résoudre un problème, de créer ou de découvrir quelque chose. Pour que la collaboration survienne, les membres de l'équipe doivent travailler de manière indépendante, assumant chacun la responsabilité collective des résultats à venir.

Et pour que ce désir de collaboration grandisse en chacun, il faut que trois éléments soient présents. Ces éléments figurent dans le graphique qui suit.


Commençons par définir ces trois éléments. Ensuite, nous pourrons nous demander comment mieux les faire grandir dans nos équipes virtuelles.

La confiance, c'est un état impliquant des attentes positives à propos des intentions de l'autre et son désir d'agir en fonction de ses engagements. Ce premier élément encourage le déploiement des énergies de chacun parce qu'il s'attend à ce que les autres fassent de même et que l'équipe atteigne ses objectifs. Sans confiance, il ne peut pas y avoir de collaboration virtuelle.

La compréhension partagée, c'est une vision claire des objectifs à atteindre. Sans cet élément, les membres de l'équipe ne rament pas tous dans le même sens. Ils ne s'entendent pas sur l'échéancier, le budget, la qualité attendue et le résultat souhaité. Cela peut créer de la zizanie dans l'équipe ou, pire encore, cela peut encourager chacun à se réfugier dans son cocon et ne plus s'occuper des autres.

La profondeur des relations a rapport à la qualité des relations que chacun entretient avec les autres membres de l'équipe. Il est tellement facile d'entretenir des relations superficielles avec les autres. Mais cela ne crée par la cohésion nécessaire au succès. Tant que les gens ne se connaissent pas bien, il est normal que la méfiance survienne et que l'engagement de chacun chute.

Vous aimeriez que vos associés travaillent mieux, même à distance ? Vous connaissez maintenant les trois vecteurs sur lesquels vous devez travailler pour que ça se produise. Voyons quelques suggestions.

II– COMMENT SUSCITER LA CONFIANCE

Tant qu'on redoute les membres de notre équipe, on ne peut pas se donner pleinement parce qu'on craint l'injustice : à quoi bon s'investir dans la mission de l'équipe si on est le seul à mettre des efforts, à s'investir complètement et à nourrir le désir de réussir ? Autant faire le minimum nécessaire pour garder son emploi... Sans trop mettre l'épaule à la roue.

Vous ne voulez pas de ça. Pour susciter la confiance, vous devez dans un premier temps activer la confiance en soi de chacun. Rappelez-leur leur succès antérieur, témoignez votre confiance à l'égard des défis en cours et reconnaissez les avancées de chacun. Que chacun soit fier de son travail et qu'il soit conscient que la qualité de ce travail est perçue par la direction.

Partagez les tâches et les dates limite. Que chacun sache ce qui est attendu des autres et qu'il sache également que les autres sont à la hauteur et qu'ils respectent l'échéancier. Ça prend des faits pour attiser la confiance. Ne vous contentez pas de dire béatement que vous avez foi en l'équipe. Donnez des preuves.

Soyez également à la hauteur de vos engagements. Vous vous devez de donner l'exemple. Par question, ici, de dire faites ce que je dis, pas ce que je fais.

 

III– COMMENT SUSCITER LA COMPRÉHENSION PARTAGÉE

La compréhension partagée, c'est bien plus qu'une connaissance commune des attentes à l'égard de l'équipe. C'est également une bonne compréhension des compétences de chacun et une vision de la manière dont chacun des membres contribuera. C'est une vision d'ensemble interconnectée du chemin que devra traverser l'équipe pour enfin dire : « Mission accomplie ! »

Quand chacun sait à quel point on compte sur lui et à quel point son apport est essentiel au succès de l'équipe, il se sent plus engagé. C'est normal : les gens comptent sur lui et il est utile. Il faut donc communiquer. Communiquer l'apport de chacun. Communiquer les réalisations en cours et s'assurer que chacun comprenne les bénéfices de la collaboration. Il est fini le temps où une organisation pouvait faire face aux défis en se contentant de miser sur l'intelligence de chacun. Il faut maintenant miser sur l'intelligence collective et faire savoir à chacun que, malgré les frictions qui en résulteront, le travail d'équipe véritable est la meilleure option.

Et rassurez-vous : ce n'est pas de voir un employé comme un simple engrenage. C'est de lui faire réaliser à quel point son travail s'inscrit dans les résultats à venir et à quel point chacun est important.

IV– COMMENT SUSCITER LA PROFONDEUR DES RELATIONS

Les membres d'une équipe virtuelle ne peuvent pas uniquement avoir des relations avec un patron qui distribue des tâches et qui donne des ordres. Pour être efficaces à distance, les gens ont besoin d'interaction. Ils doivent apprendre à se connaître et à développer la familiarité qui leur permettra d'interagir avec plus d'efficacité. Ils doivent se trouver des points en commun, pouvoir féliciter les progrès de chacun, crier à l'aide s'ils bloquent sur une tâche et avoir un apport positif au quotidien. C'est ainsi qu'on bâtit la cohésion et qu'au fil du temps, on devient une équipe plus soudée.

Il faut donc que les membres de l'équipe disposent d'une infrastructure technologique qui leur permettra de se contacter et il vaut mieux leur offrir des occasions de rencontre où chacun peut apprendre à mieux connaître et apprécier les autres. Ce ne sont pas de simples sous-traitants sans visage ; ce sont les membres de l'équipe. Leur équipe.

CONCLUSION

Si un seul de ces éléments est absent de l'équation, on ne peut pas prétendre que nos équipes sont solides et que la collaboration y sera véritable. Sans confiance, les gens gardent tout pour eux. Sans compréhension partagée, ils peuvent ramer dans des directions différentes. Et sans de bonnes relations, le sort des autres ne les interpelle guère.

Vous pouvez avoir un impact sur le niveau de coopération dans vos équipes. Demandez-vous simplement comment activer chacun des trois facteurs de collaboration chaque fois que c'est possible. Loin de faire grandir votre charge de travail, ça réduira votre travail parce que les gens collaboreront réellement. Et ils atteindront plus aisément les objectifs que vous leur avez fixés.



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